Privacy Statement – Limburgs Syndicus Kantoor 

Laatst bijgewerkt: 25 mei 2018 

Inleiding 

Limburgs Syndicus Kantoor hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en respecteert uw privacy. Als syndicus en beheerder van vastgoed, verenigingen van eigenaars en appartementsgebouwen verwerken wij diverse persoonsgegevens in het kader van onze professionele dienstverlening. In deze privacyverklaring leggen wij transparant uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze nodig hebben, hoe wij ermee omgaan en welke rechten u heeft. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die wij als syndicus verlenen en op alle personen met wie wij in contact staan in het kader van onze werkzaamheden, waaronder eigenaren, huurders, bewoners en andere betrokkenen. 

Wie zijn wij? 

Limburgs Syndicus Kantoor, gevestigd te Koning Albertlaan 73, 3680 Maaseik, telefoonnummer +32 473 44 12 51, e-mailadres julien@limsynd.be, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken. Als professioneel syndicus kantoor zijn wij verantwoordelijk voor het beheer van verenigingen van eigenaars en de administratieve, financiële en juridische aspecten die daarbij komen kijken. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

In het kader van onze syndicus-werkzaamheden verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een professioneel beheer van uw vereniging van eigenaars. 

Van alle betrokkenen verzamelen wij basiscontactgegevens zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast registreren wij uw aanspreking en geslacht voor correcte communicatie en uw status als eigenaar, huurder of bewoner om uw positie binnen de vereniging van eigenaars duidelijk te hebben. 

Voor eigenaren verzamelen wij aanvullend eigendomsgegevens zoals het aandeel in de gemeenschap, kadastrale informatie en relevante notariële documenten. Financiële gegevens zoals bankgegevens, betalingsgeschiedenis en informatie over achterstallige bedragen zijn noodzakelijk voor een correcte financiële administratie en het innen van voorschotten en bijdragen. 

Wij kunnen ook kopieën van identiteitsbewijzen verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor identificatie, evenals correspondentie en communicatie die wij met u voeren. In bepaalde gevallen verwerken wij foto’s van eigendommen voor beheerdoeleinden, verzekeringsinformatie bij schades en toegangscodes wanneer dit relevant is voor het beheer. 

Waarom verwerken wij uw gegevens? 

De verwerking van uw persoonsgegevens is essentieel voor de uitvoering van onze taken als syndicus. Wij gebruiken uw gegevens primair voor het beheer van de vereniging van eigenaars, waarbij wij onder andere vergaderingen organiseren, de financiële administratie bijhouden, onderhoudswerkzaamheden coördineren en toezien op de naleving van het verenigingsreglement. 

Communicatie vormt een belangrijk onderdeel van ons werk. Wij gebruiken uw contactgegevens om u te informeren over vergaderingen, onderhoudswerkzaamheden, belangrijke beslissingen en andere zaken die de vereniging van eigenaars betreffen. Voor de financiële administratie verwerken wij uw gegevens om voorschotten en bijdragen te kunnen innen, leveranciers te betalen en de jaarrekening op te stellen. 

Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren en te verwerken in het kader van fiscale verplichtingen, archiveringseisen en andere juridische vereisten die gelden voor syndicus kantoren. 

Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw gegevens? 

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats op basis van verschillende rechtsgronden conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor de meeste verwerkingen geldt dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze syndicus-overeenkomst met de vereniging van eigenaars. Dit betreft het beheer, de administratie en alle daarmee samenhangende werkzaamheden. 

Voor bepaalde verwerkingen hebben wij een gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van contact met betrokkenen en het waarborgen van een goed beheer van de vereniging van eigenaars. Wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, vormt deze wettelijke verplichting de rechtsgrondslag. 

In specifieke gevallen vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld voor het versturen van nieuwsbrieven of andere niet-essentiële communicatie. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. 

Delen van gegevens met derden 

Voor een professionele uitvoering van onze syndicus-taken is het soms noodzakelijk om uw persoonsgegevens te delen met externe partijen. Dit doen wij uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is en altijd binnen de grenzen van de wet. 

Wij kunnen uw gegevens delen met leveranciers en dienstverleners die werkzaamheden uitvoeren voor de vereniging van eigenaars, zoals onderhoudsbedrijven, schoonmaakdiensten en beveiligingsbedrijven. Financiële instellingen ontvangen de noodzakelijke gegevens voor betalingsverwerking en onze accountant krijgt toegang tot relevante informatie voor de controle van de jaarrekening. 

Bij juridische procedures kunnen wij gegevens delen met advocaten en andere juridische adviseurs. Overheidsinstanties ontvangen gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van belastingverplichtingen of bij gerechtelijke procedures. 

Alle externe partijen met wie wij samenwerken zijn contractueel verplicht om uw gegevens zorgvuldig te behandelen en alleen te gebruiken voor het specifieke doel waarvoor zij zijn verstrekt. 

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of dan wettelijk vereist is. Voor contractuele documenten hanteren wij een bewaartermijn van tien jaar na beëindiging van de overeenkomst. Financiële administratie bewaren wij zeven jaar conform de fiscale wetgeving. 

Correspondentie en algemene communicatie bewaren wij gedurende vijf jaar, terwijl vergadernotulen permanent worden bewaard vanwege hun historische waarde voor de vereniging van eigenaars. Klachten en geschillen archiveren wij drie jaar na afhandeling. 

Na afloop van de bewaartermijnen worden uw gegevens veilig vernietigd of geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om ze langer te bewaren. 

Beveiliging van uw gegevens 

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons van het grootste belang. Wij hebben daarom uitgebreide technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of onrechtmatige verwerking. 

Onze IT-systemen zijn beveiligd met moderne toegangscontroles en alle gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen. Wij maken regelmatig back-ups en hebben herstelplannen om gegevensverlies te voorkomen. Al onze medewerkers zijn getraind in het omgaan met persoonsgegevens en zijn gebonden aan strikte vertrouwelijkheidsverplichtingen. 

Wij evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen en passen deze aan waar nodig om te blijven voldoen aan de hoogste standaarden van gegevensbescherming. 

Uw rechten 

Als betrokkene heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft het recht om een overzicht te krijgen van alle persoonsgegevens die wij van u verwerken, inclusief informatie over de doeleinden van de verwerking en met wie wij uw gegevens eventueel delen. 

Wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om rectificatie te verzoeken. Onder bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om verwijdering van uw gegevens, beperking van de verwerking of overdracht van uw gegevens naar een andere organisatie. 

U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van uw gegevens, met name wanneer deze gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang. Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. 

Uitoefening van uw rechten 

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via e-mail julien@limsynd.be, telefoon +32 473 44 12 51 of per post op ons adres Koning Albertlaan 73, 3680 Maaseik. Wij reageren binnen dertig dagen op uw verzoek en zullen u mogelijk vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs voor verificatie. 

Alle verzoeken worden zorgvuldig beoordeeld en indien mogelijk gehonoreerd. In sommige gevallen kunnen wij uw verzoek niet volledig inwilligen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de uitvoering van onze syndicus-taken. 

Klachten 

Mocht u niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan nodigen wij u uit om eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Indien dit niet tot een bevredigend resultaat leidt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be of telefonisch via +32 (0)2 274 48 00. 

Website en cookies 

Indien u gebruik maakt van onze website, kunnen wij cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Meer informatie hierover vindt u in ons afzonderlijke cookiebeleid dat beschikbaar is op onze website. 

Wijzigingen 

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in de toepasselijke wetgeving. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website en indien nodig zullen wij u persoonlijk informeren over belangrijke wijzigingen. 

Contact 

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u te allen

tijde contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder en zorgen ervoor dat u volledig geïnformeerd bent over hoe wij met uw gegevens omgaan. 

Limburgs Syndicus Kantoor 
Julien Meyers, Zaakvoerder 
Koning Albertlaan 73 
3680 Maaseik 
Tel.: +32 473 44 12 51 
E-mail: julien@limsynd.be

Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.